Bestuur, toezicht, bedrijfsvoering en medezeggenschap

3.1. Normen voor goed bestuur

Zorggroep Drenthe hanteert de Zorgbrede Governancecode 2010. Dit betekent dat de Raad van Bestuur en de Raad van Toezicht de normen in deze Governancecode onderschrijven, hanteren en uitvoeren.

Conform de Governancecode heeft er op 12 december 2018 een evaluatie plaatsgevonden van de Raad van Toezicht. Deze evaluatie heeft individueel en gezamenlijk plaatsgevonden met een onafhankelijke externe deskundige en is schriftelijk vastgelegd.
In verband met het in functie treden van de nieuwe Raad van Bestuur medio 2018 heeft e
en eerste gesprek met de remuneratiecommissie op 24 januari 2019 plaatsgevonden. 

In de Governancecode van Zorggroep Drenthe wordt op onderstaande punten afgeweken van de landelijk geldende Governancecode:

2.4.1 aanvulling
In afwijking op de Governancecode is geen verplichting opgenomen om periodiek te wijzigen van accountant. Vooralsnog wordt dit niet noodzakelijk geacht. Jaarlijks zal dit punt worden geagendeerd.

2.4.3 vervalt; luidt als volgt;
De Raad van Toezicht bespreekt de jaarstukken, het accountantsverslag en de managementletter met de Raad van Bestuur. De accountant is aanwezig bij de vergadering van de Raad van Toezicht, welke in het teken staat van de jaarrekeningen.

4.1.4 vervalt en luidt als volgt;
De voorzitter en secretaris van de Raad van Toezicht voeren een jaarlijks gesprek met de Raad van Bestuur over diens functioneren.

4.2.7 aanvulling
Krachtens overgangsrecht treden de leden die in 2011 of eerder zijn aangesteld af conform rooster van aftreden.


Governancecode Zorg 2017
Per 1 januari 2017 is de nieuwe Governancecode Zorg 2017 van kracht. De Governancecode Zorg is in de eerste plaats een richtinggevend en levend document voor de sector zelf. De code biedt de sector een instrument om de governance zo in te richten dat die bijdraagt aan het waarborgen van goede zorg, aan het realiseren van haar maatschappelijke doelstelling en daarmee aan het maatschappelijk vertrouwen.
Uitgangspunt voor de code vormen zeven principes, te weten: goede zorg, waarden en normen, invloed belanghebbenden, inrichting governance, goed bestuur, verantwoord toezicht en continue ontwikkeling.
Zorggroep Drenthe is in 2017 gestart de Governancecode 2017 af te stemmen op haar organisatie en zal in 2019 worden afgerond en in werking treden.

3.2. Samenstelling en bezoldiging Raad van Bestuur/Directie

Samenstelling Raad van Bestuur

Samenstelling Raad van Bestuur
Samenstelling Bestuursfunctie Nevenfuncties
S. Pranger (t/m 13 juli 2018) Directeur/Bestuurder Geen
A.B.M. Smetsers (vanaf 1 juli 2018) Raad van Bestuur Voorzitter Commissariaat ZorgCoöperatieBrabant (tot dec.2018)

Het bestuur van de stichting wordt gevormd door de statutaire directie, welke onder toezicht staat van de Raad van Toezicht.

De Raad van Bestuur is belast met het besturen van de stichting en de uitvoering van de dagelijkse leiding van de onder de aangesloten stichtingen ressorterende instellingen en de voorbereiding en uitvoering van het omtrent vorenbedoelde instellingen te voeren gemeenschappelijk- en stichtingsbeleid, zoals beschreven in de statuten van de stichting.

Algemene taakomschrijving

De Raad van Bestuur is belast met:
1.  a. het besturen van de stichting, en
     b. de uitvoering van:

  • de dagelijkse leiding van de onder de aangesloten stichtingen ressorterende instellingen, zulks met inachtneming van de voor de betreffende instellingen geldende statutaire, contractuele en/of reglementaire bepaling;
  • de voorbereiding en uitvoering van het omtrent vorenbedoelde instellingen te voeren gemeenschappelijk- en stichtingsbeleid.

2. De Raad van Bestuur is - mits met voorafgaande schriftelijke goedkeuring van de Raad
    van Toezicht - bevoegd tot het aangaan van overeenkomsten:
        a. tot het verkrijgen, vervreemden of bezwaren van registergoederen;
        b. waarbij de stichting zich als borg of hoofdelijk medeschuldenaar verbindt of 
            zich voor een derde sterk maakt;
        c. waarbij de stichting zich tot zekerheid voor een schuld van een ander verbindt.

Bezoldiging

De bezoldiging van de Raad van Bestuur is, conform de NVZD-indicatoren, vastgesteld door de Raad van Toezicht. De Raad van Bestuur heeft geen recht op toelages; de jaarlijkse aanpassing van het salaris is die, welke wordt overeengekomen conform NVZD advies.

De Raad van Bestuur mag naast de bestuursfunctie, nevenwerkzaamheden verrichten indien daarvoor toestemming is verleend door de Raad van Toezicht. Belangenverstrengeling is niet toegestaan en moet op deze manier worden voorkomen.

Regeling bezoldigingsmaxima topfunctionarissen Zorg
In 2018 heeft de Raad van Toezicht het bezoldigingsmaximum voor de Raad van Bestuur vastgesteld op € 151.000 (uitgaande van 9 punten; betekent klasse III). Zie tevens de toelichting op de resultatenrekening punt 25 ‘Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT)’ blz. 72 van de jaarrekening Zorggroep Drenthe Holding.

Werving nieuwe Raad van Bestuur

Medio 2018 heeft bestuurder S. Pranger Zorggroep Drenthe verlaten en is vervroegd met pensioen gegaan. Voor de werving van een nieuwe Raad van Bestuur heeft de Raad van Toezicht een recruitmentbureau in de arm genomen, genaamd SLIM Partner in search. SLIM partner in search vult posities in van eindverantwoordelijk bestuur/directie en toezichthouders. 
Voor de procedure zijn twee sollicitatiecommissies ingesteld (afvaardiging Raad van Toezicht en afvaardiging Centraal Management Team) en één adviescommissie (afvaardiging Ondernemingsraad en Centrale Cliëntenraad). De vacature is medio februari 2018 gepubliceerd. De nieuwe Raad van Bestuur werd per 1 juli aangesteld.

De procedure rondom de werving van de nieuwe Raad van Bestuur is als volgt verlopen:

  • 23/24 januari: Intakegesprekken met verschillende commissie Raad van Toezicht (RvT), Centraal Management Team (CMT), Ondernemingsraad (OR) en Centrale Cliëntenraad (CCR).   
  • 2 februari: Bureau Slim Search stuurt conceptprofiel naar hoofd Personeel & Organisatie (P&O). Deze is verspreid naar RvT en CMT commissies en Bestuurder. Commissies/Bestuurder hebben hierop gereageerd. 
  • 9 februari: Hoofd P&O stuurt bevindingen op concepttekst naar Bureau Slim Search.
  • 14 februari: Bureau Slim Search stuurt definitief profiel naar hoofd P&O. Zij stuurt profiel door naar de voorzitter RvT, die vervolgens akkoord heeft gegeven. 
  • 15 februari: Definitief profiel naar Bureau Slim Search verstuurd.
  • 16 februari: Profiel wordt verspreid (website Zorggroep Drenthe, website Bureau Slim Search, Skipr, LinkedIn en Intern).
  • 17 februari: Vacature is geplaatst in het 'Dagblad van het Noorden'. 
  • Weken 9, 10, 11 en 12: Sollicitatiebrieven kandidaten worden beoordeeld door Bureau Slim Search en gesprekken worden gevoerd door recruitmentbureau. 
  • 27 maart: Presentatie longlist (± 8 personen) door Bureau Slim Search aan commissies RvT/CMT. Keuze is gemaakt met welke kandidaten verdere gesprekken worden gevoerd.  
  • Tussen 27 en 30 maart hebben 4 kandidaten een TMA (Talenten en Motivatie Analyse) gemaakt.
  • 4 april: Presentatie TMA, het bespreken van de rapporten door Bureau Slim Search aan commissies RvT/CMT/OR/CR. Tevens worden voorbereidingen getroffen voor de sollicitatiegesprekken.
    De sollicitatiegesprekken zijn door de commissies, los van elkaar, voorbereid.
  • 9 april: Eerste selectie gesprekken (4 kandidaten). De dag start met een plenaire bijeenkomst. Einde van de dag worden bevindingen met elkaar gedeeld.
  • 16 april: Tweede gesprek met twee kandidaten. Hieruit komt naar voren dat de keuze is gevallen op dhr. L. Smetsers.
  • Benoeming heeft voor 1 mei plaatsgevonden. Start van de nieuwe Raad van Bestuur is per 1 juli 2018.

Bestuurlijke en professionele verantwoordelijkheden

De ouderenzorg, waaronder de sector VVT (Verpleeg-, Verzorgingshuizen & Thuiszorg) valt, is sterk in ontwikkeling. Een centraal element daarin is de ontwikkeling van aanbod gestuurde- naar vraag gestuurde zorg.

Dit stelt ook nieuwe eisen aan de organisatie, het management en de professionals in de instellingen. Eén van de punten die hierbij aan de orde komt, is de rol van de medische discipline bij de instelling.

De wettelijke kaders, waarbinnen de medische verantwoordelijkheden worden uitgeoefend, zijn onder meer:           
*          de Wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg (Wkkgz);
*          de Wet BIG (Beroepen Individuele Gezondheidszorg);                                          
*          de Wet Medezeggenschap Cliënten Zorginstellingen;                                           
*          de Wet Bescherming persoonsgegevens;                                                                   
*          de Wet BOPZ (Bijzondere Opnemingen in Psychiatrische Ziekenhuizen), indien van toepassing;                                                                                          
*          de Wet WGBO (Wet op de Geneeskundige Behandelovereenkomst);                  
*          de WTZi (Wet Toelatingen Zorginstelling);
*          de Zorgverzekeringswet (Zvw);
*          de Wet Publieke Gezondheidszorg (WPG);     
*          de Wet langdurige zorg (Wlz);
*          de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo).                                                        

De eindverantwoordelijke voor het totale beleid van de instelling, inclusief de zorg, ligt ongeacht het gekozen bestuursmodel bij "het bestuur" in de zin van de wet. Derden (cliënten, overheid, inspectie en zorgverzekeraars) kunnen het bestuur hierop aanspreken. De medewerkers van de instelling dragen de door Raad van Bestuur opgedragen hiërarchische verantwoordelijkheden. Naast de aansprakelijkheid van de instelling hebben beroepsoefenaars een eigen professionele verantwoordelijkheid.
Zorggroep Drenthe beschikt over een bestuursreglement.

3.3. Raad van Toezicht

3.3.1 Samenstelling, bezoldiging en werkwijze Raad van Toezicht

Samenstelling Raad van Toezicht in 2018

Samenstelling Raad van Toezicht in 2018
Naam Functie in de Raad van Toezicht Beroep Nevenfuncties
Dhr. B.P. Oosthoek Voorzitter
(tot 1/10)
Juridisch adviseur -
Dhr. A. Alserda Voorzitter
(vanaf 1/10)
Zelfstandig gevestigd financieel adviseur/consultant onder de naam 'Alserda Finance' - Penningmeester Stichting Streekhistorisch Centrum te
Stadskanaal
- Lid Raad van Toezicht stichting
Vlechter te Groningen
- Lid Raad van Toezicht stichting Liante
te Oosterwolde
Dhr. E. Kraal Vice-voorzitter Ondernemer (mede-eigenaar Salutem bv. en Zorgweb bv) Voorzitter stichting Vrienden van Spectrum
Mevr. A. Vonk Secretaris Voormalig directeur zorginstelling -
Dhr. F. van Kammen Lid Hoofd Personeel, Organisatie en Opleiding en stafdiensten (Regiecentrum Bescherming en Veiligheid) -
Dhr. K.J. Roffel Lid
(vanaf 1/10)
Directeur Ondersteunende Dienst van het Friesland College. Lid van de Raad van Toezicht Willem Lodewijk Gymnasium en van Onderwijsgroep Noord

Werkwijze Raad van Toezicht

Algemene taken en verantwoordelijkheden van de Raad van Toezicht:                            
De Raad van Toezicht heeft tot taak toezicht te houden op het beleid van de Raad van Bestuur en op de algemene gang van zaken van de Stichting. De Raad van Toezicht staat de Raad van Bestuur met raad terzijde en kan op eigen initiatief, advies uitbrengen aan de Raad van Bestuur, indien vanuit de toezichthoudende en adviserende taak gewenst wordt. Indien nodig kan de Raad van Toezicht een bemiddelende/arbitrerende rol vervullen aangaande vraagstukken die onderwerp zijn van bestuurlijke besluitvorming. 
Door de Raad van Bestuur wordt informatie rondom ontwikkelingen, strategie en de risico’s, verbonden aan de activiteiten van de organisatie, de opzet en werking van de interne risicobeheersings-en controlesystemen en de financiële verslaglegging verstrekt. Verder wordt toezicht gehouden op de kwaliteit en veiligheid van zorg, naleving van wet- en regelgeving en de verhouding met belanghebbenden. Voor de Raad van Bestuur vervult de Raad van Toezicht de werkgeversrol en zorgt dat de organisatie is voorzien van een capabele Raad van Bestuur. Van lopende zaken binnen Zorggroep Drenthe ontvangt de Raad van Toezicht informatie van de Raad van Bestuur, o.a. tijdens haar vergaderingen en door middel van vastgestelde notulen, actie- en besluitenlijsten van; Centraal Management Team; Centrale Cliëntenraad en Ondernemingsraad.

De leden van de Raad van Toezicht zijn lid van de NVTZ (Nederlandse Vereniging van Toezichthouders in Zorginstellingen).
De Raad van Toezicht beschikt over een eigen budget, waaruit o.a. scholingskosten worden gefinancierd.

De bestuursstructuur van Zorggroep Drenthe bestaat uit een Raad van Toezicht en een Raad van Bestuur. Het bestuur van de Stichting is opgedragen aan de Raad van Bestuur onder toezicht van de Raad van Toezicht.
De Raad van Toezicht stelt het aantal leden van de Raad van Bestuur en de hoofdlijnen van hun taakverdeling vast. Deze zijn vastgelegd in de statuten.                               

De leden van de Raad van Toezicht worden als volgt benoemd:

  • één lid wordt benoemd op bindende voordracht van de gezamenlijke cliëntenraden van de stichting;
  • vier leden worden benoemd op bindende voordracht van de Raad van Toezicht van de Stichting Zorggroep Drenthe, gevestigd te Assen.

Beleid bezoldiging Raad van Toezicht

De leden van de Raad van Toezicht krijgen een vergoeding voor hun werkzaamheden, conform NVTZ.

Naam Bedrag per jaar (bruto)
Dhr. B.P. Oosthoek 13.050 (tot 1/10)
Dhr. A. Alserda 13.050 (vanaf 1/10 voorzitter)
Dhr. E. Kraal

11.600

Mevr. A. Vonk 11.600
Dhr. F. S. van Kammen 11.600
Dhr. K.J. Roffel   2.998 (m.i.v. 1/10 lid Raad van Toezicht)

 

Profiel en samenstelling Raad van Toezicht

De samenstelling van de Raad van Toezicht dient zo te zijn, dat de leden gezamenlijk beschikken over de vereiste kennis om de doelen van beleid, strategie, resultaten van de geboden zorg, de organisatie en de bedrijfsvoering in algemene zin te kunnen beoordelen en als sparringpartner voor de Raad van Bestuur te kunnen fungeren. Streven is dat de verhouding man/vrouw binnen de Raad van Toezicht 50/50% is.

De Raad van Toezicht dient te bestaan uit leden met kennis over de volgende aandachtsgebieden:

  • financieel-economisch
  • juridisch/ondernemer
  • medisch/zorginhoudelijk
  • (landelijke) politiek
  • organisatiedeskundigheid/PO&O

In de vernieuwde Governancecode Zorg zijn de gewenste profielen verder uitgewerkt.

Overleg met externe accountant

De accountant is aanwezig geweest bij de Raad van Toezicht vergadering, nadat de jaarrekening is gecontroleerd. De accountant geeft op dat moment toelichting op het accountantsverslag.

3.4 Principes Governancecode Zorg 2017

Zoals eerder vermeld is Zorggroep Drenthe in 2017 gestart met de overgang van Governance 2010 naar de Governancecode 2017. De afronding van deze overgang zal in 2019 plaatsvinden.

3.4.1. Maatschappelijke doelstelling en legitimatie


De stichting draagt de naam Stichting Zorggroep Drenthe Holding. De doelstelling van Zorggroep Drenthe is het aanbieden van gedifferentieerde verzorging en verpleging voor ouderen met zorgbehoeften. Deze doelstelling wordt nagestreefd door middel van het bieden van vraaggerichte zorg- en dienstverlening aan ouderen in en buiten het woonzorgcentrum.
Het individuele zorgleefplan vormt de basis om deze zorg- en dienstverlening op een verantwoorde -, cliëntgerichte -  en integrale manier te kunnen uitvoeren.

Ons streven is dat cliënten tevreden zijn over de kwaliteit van de zorg- en dienstverlening. Daarvoor is het tevens nodig om de organisatie met betrekking tot kwaliteit efficiënt in te richten, zodat de medewerkers tevreden zijn over de kwaliteit van hun werkomstandigheden.

Wij vinden het belangrijk dat mensen zich thuis voelen in onze woonlocaties. Daarom zorgen we voor een mooie en ruime woonomgeving in een schoon huis, lekkere maaltijden en gezellige activiteiten. Huiselijkheid, gezelligheid, warmte, verbondenheid en steun zijn speerpunten. Daar werken we met z’n allen aan.
 

De doelstelling om mooi wonen in een huiselijke sfeer voor onze cliënten te creëren blijft de komende jaren in ontwikkeling. De afgelopen jaren hebben we een aantal van onze gebouwen gerenoveerd als het gaat om het aanpassen van de algemene ruimten. Daarnaast is er voor twee locaties (Mozaiek, Zuidlaren en Spectrum, Beilen) nieuwbouw gerealiseerd. In 2018 is een start gemaakt met de verbouw van Symphonie en in Rolde zullen bij De Wenning 8 ruime appartementen worden aangebouwd aan de brinkzijde van de locatie. 

Bij de realisatie van de nieuwbouw is rekening gehouden met het creëren van ruime appartementen. We merken dat deze woningen ook goed verhuurbaar zijn, waardoor er steeds meer 'scheiden van wonen en zorg' ontstaat. Zorggroep Drenthe streeft ernaar dat haar cliënten zo lang mogelijk zelfstandig en naar eigen inzicht en levensstijl kunnen blijven wonen. Dit is mogelijk gemaakt met de faciliteiten die deze appartementen bieden.

De kwaliteit van de zorg wordt jaarlijks getoetst door een auditcommissie van PREZO.

3.4.2. Waarden en normen


Zorggroep Drenthe vindt het belangrijk dat cliënten zich thuis voelen. Wij verwachten dan ook van alle medewerkers dat ze vanuit dit uitgangspunt kijken, denken en handelen. Gastvrijheid en respect zijn daarbij belangrijke waarden.
De waarden en normen, die door Zorggroep Drenthe gehanteerd worden, staan onder andere beschreven in de gedragscode. Onze kernwaarden zijn: positief, professioneel, persoonlijk en puur.

Bij Zorggroep Drenthe heerst een open cultuur, waarin medewerkers elkaar kunnen aanspreken op zaken, die goed en minder goed gaan. Ook wordt het gewaardeerd als medewerkers meedenken met de organisatie en wordt de dialoog aangegaan met medewerkers, hoe zij denken over bepaalde zaken.

Medewerkers krijgen bij ons de kans zich verder te ontwikkelen. Om een voorbeeld te geven: In 2018 hebben 25 personen zich aangemeld voor de BBL opleiding Verzorgende IG. De studenten hebben een contract gekregen van 26 uur per week en werken hiervan 22 uur in de beroepspraktijk. De overige uren worden besteed aan de opleiding. De deelnemers hebben al een andere functie binnen Zorggroep Drenthe of zijn zij-instromer of herintreder.


BBL leerlingen die zijn gestart

Daarnaast zijn er jaarlijks verzorgenden die zich verder ontwikkelen tot verpleegkundige. Ook op andere vlakken worden er cursussen en bijeenkomsten bijgewoond om op de hoogte te blijven van het vakgebied waarin zij werkzaam zijn.  

Zorggroep Drenthe beschikt over 2 vertrouwenspersonen voor haar medewerkers. De vertrouwenspersonen hebben in 2018 42 gesprekken gevoerd met 21 verschillende werknemers. Voor wat betreft de cliënten heeft Zorggroep Drenthe hierover afspraken gemaakt met Zorgbelang Drenthe.  

Ook heeft Zorggroep Drenthe een klokkenluidersregeling. De regeling is bekend bij onze medewerkers en te vinden op het intranet en onze website. 

3.4.3. Randvoorwaarden en waarborgen voor invloed van belanghebbenden


Zorggroep Drenthe heeft een Ondernemingsraad, bestaande uit 11 leden. De leden worden nauw betrokken bij de ontwikkelingen binnen Zorggroep Drenthe. De Ondernemingsraad voert gezamenlijk overleg en voert overleg met de Raad van Bestuur. Binnen de Ondernemingsraad zijn er verschillende commissies samengesteld met elk een specifiek aandachtsgebied.
De medezeggenschap voor medewerkers is geregeld volgens de Wet op de Ondernemingsraden (WOR). De WOR geeft de bevoegdheden van de Ondernemingsraad aan. Mocht door een (nieuwbouw-) project of ingrijpende ontwikkeling behoefte zijn aan een (tijdelijke) onderdeel-commissie, dan kan deze te allen tijde worden samengesteld.

Iedere locatie van Zorggroep Drenthe heeft een Lokale Cliëntenraad. Zij behartigen de belangen van de cliënten binnen de locatie en in het aanpalende thuiszorggebied. Samen met de locatiemanager voert ze overleg over locatie- en regiogebonden onderwerpen. Afgevaardigden vanuit de Lokale Cliëntenraden vormen de Centrale Cliëntenraad (CCR). De CCR en de Raad van Bestuur hebben periodiek overleg over de (beleids-)ontwikkelingen ten aanzien van de aspecten wonen, welzijn en zorg voor de gehele organisatie.

3.4.4. Invulling naleving Governancecode Zorg 2017


De bestuursstructuur van Zorggroep Drenthe bestaat uit een Raad van Toezicht en een Raad van Bestuur. Het bestuur van de Stichting is opgedragen aan de Raad van Bestuur onder toezicht van de Raad van Toezicht. De Raad van Toezicht stelt het aantal leden van de Raad van Bestuur en de hoofdlijnen van hun taakverdeling vast. Deze zijn vastgelegd in de statuten.

De Raad van Toezicht staat de Raad van Bestuur met raad terzijde en kan op eigen initiatief advies uitbrengen aan de Raad van Bestuur, indien hij dit uit hoofde van zijn toezichthoudende en adviserende taak gewenst acht.                   

Indien nodig kan zij een bemiddelende/arbitrerende rol vervullen aangaande vraagstukken die onderwerp zijn van bestuurlijke besluitvorming. 
Informatie rondom ontwikkelingen en lopende zaken binnen Zorggroep Drenthe ontvangt de Raad van Toezicht van de Raad van Bestuur, onder andere, tijdens haar vergaderingen en door middel van vastgestelde notulen, actie- en besluitenlijsten van;

  • Centraal Management Team
  • Centrale Cliëntenraad-Ondernemingsraad.

In verband met de bestuurswisseling, medio 2018, is de evaluatie tussen de voorzitter en secretaris van de Raad van Toezicht en Raad van Bestuur uitgesteld tot begin 2019. Deze evaluatie wordt schriftelijk vastgelegd.

Er is in 2018 een regeling vastgesteld met betrekking tot conflictsituaties.

3.4.5. Besturing gericht op de maatschappelijke doelstelling


Binnen Zorggroep Drenthe zijn jaarplannen opgesteld per locatie met behulp van de A3 methode. Aan de hand van de door de Raad van Bestuur goedgekeurde jaarplannen worden jaarlijks de begroting en budgetten voor het komende jaar opgesteld.

Via maandelijkse rapportages worden de Raad van Bestuur en budgethouders geïnformeerd over de realisatie ten opzichte van de begroting en kan waar nodig bijsturing plaatsvinden. Er wordt vanuit 5 aandachtsgebieden gerapporteerd: productie, omzet, inzet personeel, materiële kosten en ziekteverzuim.

Daarnaast vindt het afleggen van verantwoording over het gevoerde beleid en de geleverde prestaties plaats door middel van het jaardocument. De Raad van Toezicht wordt in de reguliere vergadering door de Raad van Bestuur geïnformeerd ten aanzien van de relevante ontwikkelingen binnen Zorggroep Drenthe. Besluiten die worden genomen zijn vastgelegd in de notulen van de verschillende overleggen.

Zorggroep Drenthe beschikt niet over een informatieprotocol. Het onderwerp informatievoorziening is opgenomen in het reglement van de Raad van Toezicht (punt 2a. Informatievoorziening en informatieverschaffing). 
 

3.4.6. Toezicht vanuit de maatschappelijke doelstelling


Jaarverslag Raad van Toezicht

De transitie van het wonen, de langdurige zorg en thuiszorg is gaande. De Raad van Toezicht begrijpt de noodzaak om in te grijpen in de alsmaar stijgende zorgkosten en krimpende budgetten. Tegelijkertijd ziet de Raad van Toezicht ook de gevolgen van de transitie voor zowel de individuele zorgvrager (met toenemende zeggenschap) als de veranderende kwaliteitseisen van de zorg- en dienstverlening. Het cliëntgericht werken stelt andere eisen aan de organisatie. Het vraagt veel stuurmanskunst van de Raad van Bestuur in samenspraak met Raad van Toezicht om in deze woelige periode de juiste koers te kiezen en vast te houden. Verder is het strategisch beleid vastgelegd in de notitie Strategisch meerjarenbeleid Zorggroep Drenthe 2016-2020, een belangrijk onderwerp om regelmatig te bespreken. De veranderende vraag naar woonwensen heeft geleid tot nieuw- verbouwtrajecten. Het kwaliteitsplan verpleeghuiszorg is vastgesteld.

Met de komst van de nieuwe Raad van Bestuur wordt naast de aspecten wonen en welzijn het aspect zorg verder uitgebouwd om de kwaliteit van de zorg te verbeteren.

Uitgangspunten
De Raad van Toezicht staat een objectieve wijze van werken voor, waarin de Raad van Toezicht onafhankelijk van persoonlijke belangen het functioneren van de stichting beoordeelt. Het toezicht wordt uitgeoefend met inachtneming van de Zorgbrede Governance Code (ZGC), de statuten en het reglement Raad van Toezicht met betrekking tot dit onderwerp en overige van toepassing zijnde wet- en regelgeving. Ten principale is de Raad van Toezicht een collegiaal college, dat in wezenlijke onderdelen van haar werk in gezamenlijkheid acteert. Essentieel is hierbij dat het gaat om een eenheid in verscheidenheid.

De Raad van Toezicht hanteert optimale transparantie in het doen en laten. Verder is een veranderingsproces gaande in de wijze van toezicht, namelijk van resultaatgericht naar waardengericht toezicht.

Uitwerking van taken
De belangrijkste taken van de Raad van Toezicht zijn:

  • De Raad van Toezicht richt haar toezichthoudende rol dusdanig in, dat de maatschappelijke verantwoordelijkheid daarin tot uiting komt.
  • Thema’s:
    - ontwikkeling, uitvoering en evaluatie van strategisch meerjarenbeleid;
    - de organisatie en haar prestaties, zowel financieel als inhoudelijk;
    - het arbeidsklimaat en de kwaliteit van het vertegenwoordigend overleg;  
    - het functioneren van de Raad van Bestuur, evenals de continuïteit ervan;
    - belangrijke externe ontwikkelingen;
    - relatiepatroon met de belangrijkste belanghebbenden en de externe geledingen;
    - de statutair voorgeschreven taken betreffende toezicht houden;
    - het gevraagd en ongevraagd adviseren aan de Raad van Bestuur en optreden
      als klankbord;

    - het conform de ZGC en de statuten goedkeuring verlenen aan de door de Raad van
      Bestuur te nemen besluiten;
    - het functioneren als werkgever voor de Raad van Bestuur.

Commissiestructuur
Binnen de Raad van Toezicht zijn 3 commissies ingesteld te weten:

  • Auditcommissie: De financiële auditcommissie staat de Raad van Toezicht bij in het toezicht op het financiële beheer en beleid. In de vergaderingen van de Raad van Toezicht wordt verslag uitgebracht.
  • Commissie kwaliteit en veiligheid: De commissie ontvangt alle stukken met betrekking tot het beleid op kwaliteit en veiligheid en doet verslag aan de Raad van Toezicht. Daarnaast bezoekt zij de diverse zorglocaties.
  • Remuneratiecommissie: De remuneratiecommissie is een door de Raad van Toezicht ingestelde commissie voor de beoordeling van de Raad van Bestuur. Deze commissie voert jaarlijks een functioneringsgesprek met de Raad van Bestuur en betrekt daarin tevens de uit de evaluatie van de Raad van Toezicht voortkomende aandachtspunten.

Overleg met Centrale Cliëntenraad (CCR)
Een keer per jaar vindt overleg plaats tussen een vertegenwoordiging van de CCR en voorzitter en vicevoorzitter van de Raad van Toezicht.

Overleg met de Ondernemingsraad (OR)
Een keer per jaar vindt overleg plaats tussen een vertegenwoordiging van de OR en voorzitter en vicevoorzitter van de Raad van Toezicht.

Brainstormbijeenkomst Raad van Bestuur en Raad van Toezicht
Jaarlijks wordt door zowel Raad van Bestuur als leden Raad van Toezicht het beleid geëvalueerd.

Toezichtvisie
De Raad van Toezicht heeft in 2018 een toezichtvisie geschreven die er als volgt uitziet;
Doel: De Raad van Toezicht ziet erop toe dat Zorggroep Drenthe haar maatschappelijke doelstelling realiseert en de juiste toekomstbestendige keuzes maakt, binnen de gestelde financiële kader, waarbij de positie van de cliënt centraal staat en alle in aanmerking komende belangen zorgvuldig en evenwichtig zijn afgewogen. 
Onafhankelijk: de Raad van Toezicht is zodanig samengesteld dat de leden ten opzicht van elkaar, de Raad van Bestuur en welk deelbelang dan ook, onafhankelijk en kritisch kunnen opereren. Zij zijn geen vertegenwoordiger van enige interne of externe partij 
van Zorggroep Drenthe. De leden van de Raad van Toezicht handelen zonder last of ruggespraak, maar wel met een brede blik, zich bewust van de maatschappelijke taak van Zorggroep Drenthe.
Focus: De Raad van Toezicht bepaalt zijn eigen agenda. De Raad van Toezicht beziet in samenwerking met de Raad van Bestuur wat in het veranderende zorglandschap met betrekking tot wonen, welzijn en zorg voor ouderen de rol en positionering is van Zorggroep Drenthe, waarbij kansen en bedreigingen voor de toekomst van Zorggroep Drenthe en de zorg voor haar cliënten in beeld zijn gebracht.

Toezichthoudende taken

In 2018 heeft de Raad van Toezicht zijn toezichthoudende taak uitgeoefend door middel van regelmatig overleg met de Raad van Bestuur in de vorm van gestructureerde vergaderingen van een door de Raad van Bestuur voorbereide agenda en toegezonden vergaderstukken. De Raad van Toezicht heeft in 2018 zesmaal met de Raad van Bestuur vergaderd. Daarnaast zijn naar aanleiding van actuele ontwikkelingen vergaderingen belegd gezamenlijk met de Raad van Bestuur en verantwoordelijk management. Verder zijn werkbezoeken gestart en informatie van de werkvloer gedeeld.
Tevens vindt er periodiek overleg plaats tussen de Raad van Bestuur en de voorzitter van de Raad van Toezicht. De voorzitter en vicevoorzitter zitten eenmaal per jaar een Centraal Management Teamoverleg en overleg met de Centrale Cliëntenraad bij. Daarnaast vindt er jaarlijks een brainstormsessie plaats tussen de Raad van Bestuur en de Raad van Toezicht, waarin bepaalde actuele onderwerpen uitgebreid worden besproken en toekomstig beleid van Zorggroep Drenthe is vastgesteld. Deze vond plaats in mei 2018.
           
In de adviserende en toezichthoudende rol van de Raad van Toezicht zijn in 2018 onder meer de volgende onderwerpen aan de orde geweest: 

  • exploitatieoverzichten;
  • productieafspraken 2018 Zorggroep Drenthe met Zorgverzekeraars en Zorgkantoor;
  • goedkeuring jaarrekening en jaardocument 2017;
  • accountantsverslag 2017;
  • goedkeuring begroting 2018 en 2019;
  • plannen extra investeringen;
  • ontwikkelingen in de zorg- en dienstverlening;
  • oplevering nieuwbouw de Wester Es (Spectrum);
  • verbouw- en nieuwbouwplannen De Wenning;
  • verbouwplannen Symphonie en Mozaiek;
  • nieuw zorgaanbod Messchenstaete;
  • verslagen auditcommissie;
  • verslaglegging commissie kwaliteit en veiligheid;
  • behalen zorgcertificaten en kwaliteitsonderzoeken, kwaliteitsplan verpleeghuiszorg 2018;
  • start remuneratiecommissie;
  • vaststellen klasse-indeling WNT;
  • strategisch meerjarenbeleid tot 2020;
  • benoeming nieuwe Raad van Bestuur;
  • benoeming nieuwe voorzitter en lid Raad van Toezicht;
  • opstellen documenten t.b.v. Governancecode Zorg;
  • due diligence onderzoek en traject overnemen van stichting de Vondel;
  • bevindingen en resultaatsverslag nieuwe Raad van Bestuur;
  • inspectiebezoek Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ);
  • overname activiteiten De Buurtzuster BV.

Besluiten van de Raad van Bestuur waaraan de Raad van Toezicht goedkeuring gegeven heeft in verslagjaar:

  • jaarrekeningen 2017 van Zorggroep Drenthe Holding, Zorggroep Drenthe, Zorggroep Drenthe Thuis en Maatschappelijk verslag 2017; 
  • verslagen van vergaderingen en bijeenkomsten Raad van Bestuur en Raad van Toezicht;
  • begroting 2018 en 2019;
  • benoeming leden remuneratiecommissie;
  • klasse-indeling WNT 111;
  • in gang zetten en beleidsstukken nieuwe versie Good Governance;
  • goedkeuring bouwprojecten en investeringen;
  • aanstellen nieuwe Raad van Bestuur in 2018;
  • uitbreiding zorgaanbod Messchenstaete;
  • aanstellen nieuw lid Raad van Toezicht;
  • samenwerking stichting De Vondel beëindigd;
  • overname activiteiten De Buurtzuster BV.  

Zelfevaluatie Raad van Toezicht

Aan de hand van 100-dagen analyse van de nieuwe Raad van Bestuur heeft een zelfanalyse plaatsgevonden. Onder begeleiding van een externe adviseur van NVTZ zijn de beleidsdoelen: zorg-inhoudelijk, financieel en bouw verder geanalyseerd. Wat waren de signalen, hoe is dit in beeld gebracht, wat zijn de lesson’s learned en wat is de betekenis voor het toezicht in de toekomst?
Aan de hand van een aantal vastgestelde verbeterpunten zijn voorstellen gedaan om de werkwijze en de toezichthoudende rol aan te passen, meer verbinding aan te gaan met de organisatie (vergaderen op locatie, werkbezoeken afleggen, meer in gesprek met het Centraal Management Team, de Ondernemingsraad en Centrale Cliëntenraad) en professionaliseren van het werken met commissies. In haar werkgeversrol is door Raad van Toezicht in het verslagjaar een nieuwe Raad van Bestuur benoemd.

Er heeft een wisseling plaatsgevonden in het voorzitterschap. De vacature met profiel financieel/economisch is vervuld.

De voorgestelde verandering om informatie te verkrijgen als Raad van Toezicht is in gang gezet door bezoeken op locaties en het bespreken van beleidsdocumenten in het bijzijn van leden van het Centraal Management Team.

Bij het inspectiebezoek IGJ is een afvaardiging van de Raad van Toezicht aanwezig geweest.

Door alle leden van Raad van Toezicht zijn in dit verslagjaar diverse scholingen (beter toezicht door inzicht) gevolgd georganiseerd door NVTZ academie.